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户籍档案由县、州、中央三级管理。县级负责户籍的初步登记与整理，定期将户籍档案上报至州级；州级进行审核汇总后，再报送至中央户部。户部设立专门的户籍司，负责全国户籍档案的保管与统计分析。
为防止户籍档案损毁、篡改，朝廷制定了严格的管理制度。户籍档案以纸质和竹简两种形式保存，存放于特制的库房中，设有专人看守。库房内设有防火、防潮、防虫设施，确保档案安全。每年，朝廷还会选派专员对各地户籍档案进行抽查核实，若发现问题，严惩不贷。
在一次档案抽查中，发现某县户籍档案有篡改痕迹。经调查，原来是当地一名小吏受不法之徒贿赂，擅自篡改户籍信息。太宗得知后，龙颜大怒，下令将涉案人员严惩，并以此为契机，在全国范围内开展户籍档案清查行动，进一步强化了户籍管理的严肃性。
五、人口监管，张弛有度
随着经济的发展，人口流动逐渐频繁。为维护社会秩序，加强对人口流动的监管成为必要之举。
太宗时期，规定百姓出行需持有官府发放的路引。路引上详细记录了出行人的姓名、籍贯、目的地、出行事由及预计返回时间等信息。若出行人无正当理由逾期不归，当地官府将进行追查。
然而，朝廷并非一味限制人口流动。对于因商业贸易、求学、投亲等正当理由出行的百姓，只要手续完备，均予以放行。在长安通往洛阳的官道上，时常可见手持路引的商旅队伍，他们往来奔波，促进了各地的经济交流。
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同时，为鼓励人口合理流动，朝廷在一些新兴城市和偏远地区，出台了优惠政策，吸引百姓前往定居。如在西北边境地区，朝廷设立屯田，招募内地百姓前往开垦，给予土地、农具等支持，并在户籍管理上提供便利，促进了边疆地区的开发。
